Delegeren

Betekenis

Delegeren is het overdragen van bevoegdheden, taken, activiteiten en middelen aan een ander, vaak inclusief (gedeeltelijke) verantwoordelijkheid. De ontvanger van deze taken wordt in dit artikel 'ontvanger' genoemd; de oorspronkelijke taakverstrekker blijft meestal eindverantwoordelijke. Een goede herverdeling van taken maakt het mogelijk ieders deskundigheid en beschikbare tijd effectief te benutten.

Toepassing

Delegeren komt veel voor in management- en projectcontexten.

• Managers delegeren zowel permanente als tijdelijke taken binnen hun organisatie.
• Projectleiders delegeren vaak deeltaken: veel kleinere, tijdelijke opdrachten.
• Accountmanagers delegeren taken aan hun team, zowel permanent als tijdelijk.

Aandachtspunten

• Eindverantwoordelijkheid: blijf er rekening mee dat de taakverstrekker meestal eindverantwoordelijk blijft.
• Bekwaamheid en capaciteit: controleer of de ontvanger deskundigheid en voldoende tijd heeft.
• Bereidheid: verifieer of de ontvanger de (extra) taken wil en gemotiveerd genoeg is.
• Wettelijke en regelgevende eisen: nagaan of overdracht toegestaan is en of de ontvanger aan vereisten voldoet.
• Rapportering en duur: afspraken maken over rapportagefrequentie en of de delegatie tijdelijk of permanent is.

Aspecten vooraf

Bij het voorbereiden van delegeren horen onder meer de volgende vragen:

• Wil de taakverstrekker taken uit handen geven zonder het gevoel van controle te verliezen?
• Welke motieven liggen ten grondslag aan het delegeren (oprechte of verborgen motieven)?
• Is de ontvanger in staat de activiteiten uit te voeren en de verantwoordelijkheid te dragen?
• Wil de ontvanger de taken overnemen en kan hij of zij "nee" zeggen?
• Mag de taak wettelijk of anderszins worden afgestaan?
• Zijn er voorschriften waaraan de ontvanger moet voldoen?
• Is de delegatie tijdelijk of permanent?
• Krijgt de ontvanger verantwoordelijkheid en wie blijft eindverantwoordelijk?
• Moet er gerapporteerd worden aan de verstrekker, en met welke frequentie?

Manieren van delegeren

Natuurlijke redenen

• Doorschuiven van onaangename taken naar een ander.
• Taken buiten eigen expertise overlaten om gebruik te maken van andermans kwaliteiten.
• Werkdruk verlagen en ruimte scheppen voor taken die beter aansluiten bij eigen interesses.
• Tijdswinst nastreven (bijvoorbeeld minder werkdagen).
• Enkel kerntaken behouden die passen bij competenties en ervaring.
• Medewerker motiveren door taken over te dragen.
• Ontvanger testen of opleiden voor permanente overname van taken.
• Bouwen op mensenkennis en motivatie om iemand effectief in te schakelen.

Tactische manieren

• Delegeren met het oog op kostenbesparing of reorganisatie, soms met verborgen agenda.
• Overdragen van publieke taken naar de markt, met financiële consequenties voor gebruikers.
• Delegeren als instrument om weerstand te verminderen door taken te fragmenteren en lokaal te beleggen.
• "Laat ze het zelf oplossen"-benadering als strategie om verantwoordelijkheden te verplaatsen.