Nota van inlichtingen

Betekenis

Een nota van inlichtingen (NvI) is een aanvulling op eerder gepubliceerde aanbestedingsstukken en vormt een onverbrekelijk onderdeel van die stukken. De NvI bevat geanonimiseerde vragen van inschrijvers en de antwoorden van de aanbestedende dienst, bedoeld om onduidelijkheden te verduidelijken of aanvullingen te geven zonder de aard en omvang van de opdracht te veranderen.

Toepassing

De nota van inlichtingen wordt gebruikt tijdens aanbestedingsprocedures.

• Verstrekken van geanonimiseerde vragen en antwoorden aan alle geïnteresseerde leveranciers.
• Verduidelijken of aanvullen van selectieleidraad of offerteaanvraag zonder wezenlijke wijziging van de opdracht.
• Publiceren vóór het verstrijken van de inschrijvingstermijn zodat alle inschrijvers gelijke informatie ontvangen.

Aandachtspunten

• Verstuur de NvI tijdig zodat alle inschrijvers gelijktijdig dezelfde informatie ontvangen (gelijkheidsbeginsel).
• Geef aan dat alleen de schriftelijke NvI rechten schept; bevestig mondelinge antwoorden altijd schriftelijk.
• Neem geen wijzigingen van de belangrijkste voorwaarden (zoals technische specificaties of gunningscriteria) op in de NvI; zulke wijzigingen vergen een nieuwe aanbesteding of rectificatie met inachtneming van termijnen.
• Sta toe dat een aanvrager vraagt om bepaalde bedrijfsgevoelige informatie niet in de NvI op te nemen wanneer openbaarmaking schadelijk zou zijn voor de gerechtvaardigde economische belangen.

Eisen / regelgeving

• Volgens de Aanbestedingswet 2012 kan een ondernemer inlichtingen vragen over een specifieke aanbesteding en beantwoordt de aanbestedende dienst die vragen in een NvI die aan alle gegadigden of inschrijvers wordt verzonden (artikel 2.53).
• De aanbestedende dienst verstrekt nadere inlichtingen uiterlijk tien dagen vóór de uiterste datum voor het indienen van inschrijvingen, mits het verzoek tijdig is gedaan; voor bepaalde procedures kan deze termijn vier dagen bedragen (artikel 2.54).
• TenderNed benadrukt dat de NvI ten minste tien dagen vooraf beschikbaar moet zijn voor leveranciers en dat de NvI onverbrekelijk deel uitmaakt van de aanbestedingsstukken.

Uitvoering

• Deelnemers dienen bij voorkeur schriftelijk of per e‑mail vragen in te dienen; vaak geldt een uiterste datum voor het indienen van vragen.
• Een mondelinge inlichtingenbijeenkomst kan worden georganiseerd; vragen en antwoorden uit zo’n bijeenkomst dienen bij voorkeur in de schriftelijke NvI te worden bevestigd.
• In niet‑openbare procedures kunnen meerdere NvI’s voorkomen, bijvoorbeeld eenmaal tijdens de selectiefase en eenmaal tijdens de gunningsfase.